IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Jardines del Apogeo S.A., sociedad legalmente constituida e identificada con NIT. 860.029.424-6, con domicilio principal en la calle 39 B No. 21 – 43 de la ciudad de Bogotá D.C.
TRATAMIENTOS Y FINALIDADES A LAS QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES TRATADOS LA SOCIEDAD JARDINES DEL APOGEO S.A.
I. USO DE LA INFORMACIÓN
A. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Respecto a los datos personales de nuestros Clientes:
- Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas entre la Sociedad Jardines del Apogeo S.A. y nuestros clientes quienes fungen como titulares de los datos personales, al momento de adquirir nuestros productos y servicios. El detalle de las obligaciones contraídas con la Sociedad se encuentra determinado en el correspondiente instrumento contractual suscrito entre el Cliente y Jardines del Apogeo S.A., para efectos de acceder a cualesquiera de nuestros productos y servicios.
- Comunicar las políticas internas de la Compañía (por cualquier medio) en materia de la prestación del servicio en prenecesidad y previsión, devoluciones, reposiciones, entre otras.
- Entregar, dar a conocer y difundir información, relacionada con nuestros servicios, productos, ofertas, promociones, alianzas, concursos, contenidos, programas de fidelización, así como de nuestros aliados estratégicos.
- Contactar (por cualquier medio) a nuestros clientes con el fin de evaluar la calidad y experiencia de nuestros servicios, así como para la ejecución de estudios de mercado.
- Dar respuesta a las Peticiones, Quejas y Recursos, conforme a los términos de Ley.
- Entregar información requerida por organismos de control y autoridades judiciales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley.
- Establecer controles y medidas de seguridad con el fin de proteger la información y datos personales, de amenazas que se puedan presentar tanto en el ámbito interno como externo.
- Comunicar las políticas, términos y condiciones de campañas, promociones, concursos y servicios ofrecidos por la compañía, así como la entrega de los respectivos beneficios y/o premios.
- Compartir con aliados comerciales para efectos del ofrecimiento de nuevos productos y servicios.
- Conservar un registro fotográfico y/o fílmico, de la permanencia del usuario en cualquiera de nuestras sedes, con el fin que obren como soporte ante cualquier revisión y/o investigación que sea necesaria posteriormente.
- Compartir con aliados comerciales para efectos del ofrecimiento de productos y servicios.
- Conservar un registro escrito (en el medio que la Compañía determine) del ingreso y salida de los clientes de cualquiera de nuestras sedes.
Respecto a los datos personales de nuestros Aliados (Convenios):
- Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas entre la Sociedad Jardines del Apogeo S.A. y nuestros aliados, en los términos establecidos en el correspondiente instrumento contractual.
- Conservar la información de contacto de nuestros aliados, con el fin de efectuar el sostenimiento y mantenimiento de la relación contractual.
- Realizar acercamientos de índole comercial, con el fin de ofrecer nuevos productos y servicios, así como para dar a conocer ofertas, promocionales y demás.
- Atender peticiones y solicitudes, y emitir respuesta al respecto a través de los datos de contacto de la persona designada para tal fin.
- Contactar (por cualquier medio) a quien obre como contacto y/o a la persona designada por el Aliado, con el fin de evaluar la calidad y experiencia de nuestros servicios, así como para la ejecución de estudios de mercado.
- Cumplir con las políticas de conocimiento de nuestros clientes personas naturales o jurídicas.
- Cumplir con lo establecido en las normas legales que rigen las políticas de riesgos, especialmente las de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, a fin de determinar su idoneidad y eventualmente su responsabilidad.
- Compartir con aliados comerciales para efectos del ofrecimiento de productos y servicios.
- Conservar un registro fotográfico y/o fílmico, de la permanencia del visitante en cualquiera de nuestras sedes, con el fin que obren como soporte ante cualquier revisión y/o investigación que sea necesaria posteriormente.
- Conservar un registro escrito (en el medio que la Compañía determine) del ingreso y salida del visitante de cualquiera de nuestras sedes
Respecto a los datos personales de nuestros empleados:
- Realizar, directamente o con el apoyo de terceros, procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la validación y verificación de las referencias y la información suministrada para los estudios de seguridad.
- Elaborar y controlar los contratos laborales, celebrados entre la Sociedad Jardines del Apogeo S.A. y sus empleados.
- Realizar los trámites de afiliación y actualización al sistema de seguridad social integral y demás que por Ley correspondan, tanto de los colaboradores como de sus familiares.
- Entregar cuando el empleador lo determine, beneficios tales como; seguros, gastos médicos, dotaciones, actividades deportivas, recreativas, culturales, etc. Dichos beneficios pueden ser suministrados a través de terceros contratados para tal fin, efecto para el cual la información de los trabajadores y beneficiarios (cuando sea procedente) será enviada a los mismos.
- Ejecutar y registrar actividades de formación, capacitación, académicas, deportivas, recreativas, entre otras.
- Establecer mecanismos de seguridad para el acceso de los colaboradores a las sedes de la Compañía y establecer las medidas pertinentes como cámaras de vigilancia y todas las que se apliquen e informar sobre estas medidas.
- Realizar el control de acceso y salida (horarios) de los colaboradores en cada una de las sedes de la Compañía.
- La información de los familiares de los colaboradores, incluyendo la de sus hijos, es utilizada con el objetivo de otorgar beneficios tales como subsidios de educación, solicitudes de apoyo académico, actividades recreativas, deportivas, etc.
- Realizar, de forma periódica, exámenes médicos de control, a fin de mantener actualizada la historia laboral y el estado de salud de los colaboradores.
- Llevar el registro de todas las actividades asociadas al sistema de seguridad y salud en el trabajo, tales como accidentes laborales, condiciones ergonómicas del puesto de trabajo, brigadas de emergencia, incapacidades médicas.
- Conformación, actualización, revisión y manejo de la base de los colaboradores de la Compañía.
- Compartir con aliados comerciales para efectos del ofrecimiento de productos y servicios.
- Conservar un registro fotográfico y/o fílmico, de la permanencia del colaborador en las instalaciones de la compañía, para poder identificar al mismo ante cualquier revisión ó investigación que sea necesaria posteriormente.
Respecto a los datos de proveedores:
- Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas entre la Sociedad Jardines del Apogeo S.A. y el proveedor, en los términos establecidos en el correspondiente instrumento contractual.
- Realizar procesos de evaluación de nuestros proveedores.
- Realizar invitaciones a participar en procesos de selección y contratación de bienes y servicios.
- Realizar invitaciones para participar en distintos eventos organizados por la Compañía.
- Realizar revisiones del estado de cartera (procesar pagos y validar saldos pendientes).
- Contactar (por cualquier medio) al proveedor o a quien obre como contacto y/o a la persona designada por el Proveedor, con el fin de evaluar experiencia con la Compañía.
- Cumplir con las políticas de conocimiento de contraparte.
- Contactar (por cualquier medio) a nuestros proveedores para efectos del desarrollo de la relación contractual.
- Compartir con aliados comerciales para efectos del ofrecimiento de productos y servicios
- Cumplir con lo establecido en las normas legales que rigen las políticas de riesgos, especialmente las de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, a fin de determinar su idoneidad.
Respecto a los datos de visitantes a las diferentes sedes de Jardines del Apogeo S.A.:
Control de acceso de visitantes
- En sedes de acceso público (salas de velación, parque cementerio, puntos de venta y atención al público), el ingreso será libre a razón de la naturaleza del servicio; sin embargo, se mantendrán los controles de seguridad como video-vigilancia, personal de seguridad, entre otros.
- En sedes administrativas (La Soledad), se llevará a cabo un registro de visitantes que incluirá como mínimo: nombre del visitante, número de identificación, fecha, hora de ingreso y salida, y colaborador responsable.
Registro audiovisual de visitantes
- Las instalaciones cuentan con sistemas de video-vigilancia que registran el ingreso y permanencia de visitantes con fines de seguridad, control de accesos y prevención de incidentes. Dichos registros se administran conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y de conformidad en lo descrito en la presente política. No se realizará un registro fotográfico o fílmico individualizado de visitantes, salvo en los casos excepcionales en que medie investigación interna o requerimiento de autoridad competente.
Registro escrito de visitantes
- Se conservará un registro escrito (físico o digital) en las sedes administrativas. Este registro incluirá unicamente la información mínima necesaria y su conservación se hará por el tiempo estrictamente requerido para la finalidad de control de accesos.
B. DATOS PERSONALES SENSIBLES
Los datos personales sensibles son todos los que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación y afectar su dignidad. Algunos datos personales sensibles son: los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promuevan intereses de cualquier partido político o avalen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huella dactilar).
El tratamiento de datos personales sensibles, se realizará conforme lo establecido en la ley 1581 de 2012, previa información al titular de las finalidades para las cuales será utilizada y autorización expresa del este. Los datos sensibles recolectados por la Compañía serán objeto de la mayor protección, y serán custodiados con las medidas de seguridad y confidencialidad aplicables según su naturaleza.
Para tal fin Jardines del Apogeo S.A., recolectará como principal dato sensible la huella dactilar para efectos de la autorización del deudo (1) del destino final de los restos del familiar fallecido.
C. COMPARTIR INFORMACIÓN PERSONAL
Se informa de manera expresa que la Sociedad Jardines del Apogeo S.A. no vende, alquila o comercializa la información personal recolectada con ocasión de la prestación de sus servicios y el funcionamiento de su negocio. No obstante, con el fin de mejorar la prestación de nuestros servicios, cumplir obligaciones de índole legal y/o implementar actualizaciones conforme el mercado lo exige, se puede tener la necesidad de compartir la información personal que reposa en nuestro poder con personas naturales o jurídicas con las cuales celebremos o hayamos celebrado contratos, convenios y/o alianzas encaminadas a garantizar la correcta prestación de nuestros servicios y dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas legal y contractualmente con nuestros clientes, proveedores, colaboradores y demás partes interesadas.
Adicionalmente se informa que la información personal será compartida con las autoridades judiciales o administrativas, cuando en cumplimiento de sus funciones esta sea requerida, así como para informar a las autoridades competentes las actividades que de buena fe creamos son ilegales.
Jardines del Apogeo S.A. garantizará que la entrega de información a terceros interesados se realice bajo estrictos criterios de confidencialidad y seguridad, en cumplimiento de la normativa de protección de datos personales. La entrega de información solo procederá en los siguientes casos:
- Autorización expresa del titular: La información solo será entregada a un tercero cuando el titular haya otorgado su consentimiento expreso y previo, salvo en los casos legalmente permitidos.
- Mandato legal o administrativo: Cuando una autoridad competente lo requiera en ejercicio de sus funciones, Jardines del Apogeo S.A. cumplirá con la entrega de la información en los términos exigidos por la ley.
- Interés legítimo de un tercero: En casos específicos en los que un tercero demuestre un interés legítimo conforme a la normatividad vigente, Jardines del Apogeo S.A. analizará la solicitud y garantizará que la entrega de información no vulnere los derechos del titular.
- Medidas de seguridad: Toda entrega de información será registrada y documentada para garantizar trazabilidad y cumplimiento normativo, asegurando la protección de la privacidad de los titulares.
Cualquier solicitud de acceso a la información por parte de terceros deberá ser presentada por escrito y evaluada conforme a los procedimientos internos de Jardines del Apogeo S.A., garantizando el cumplimiento de los principios de legalidad, proporcionalidad y necesidad en el tratamiento de datos personales.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:
Según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Art. 7 y el Decreto 1377 de 2013, Art. 12, Jardines del Apogeo S.A. Únicamente realizará el Tratamiento de información de Niños, Niñas y Adolescentes, cuando sea de uso obligatorio el tratamiento de la información de los menores, siempre y cuando el mismo responda y respete el interés y asegure el cumplimiento de sus derechos fundamentales.
Así mismo Jardines del Apogeo S.A. únicamente realizará el tratamiento de información de Niños, Niñas y Adolescentes, cuando sea de uso obligatorio el tratamiento de la información de los menores (familiares), siempre y cuando el mismo responda y respete el interés y asegure el cumplimiento de sus derechos fundamentales. En tal caso, para cumplir por lo expuesto en la Ley, se solicitará la autorización del Representante Legal del Niño, Niña o Adolescente, respetando el derecho del menor de ser escuchado, su opinión será valorada según su grado de madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto.
Jardines del Apogeo S.A. implementará las medidas técnicas, administrativas y organizativas necesarias para proteger los datos personales de menores de edad, evitando su pérdida, alteración, acceso no autorizado o uso indebido.
Los representantes legales y los menores de edad, según su madurez y autonomía, tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar los datos personales del menor.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales.
- Acceder en cualquier momento a la información personal del menor que repose en las bases de datos de Jardines del Apogeo S.A.
II. ALMACENAMIENTO Y PROTECCION DE LOS DATOS PERSONALES
________________
[1] Persona consanguínea ascendiente, descendiente o colateral o con vínculo de afinidad o civil, a cargo del cadáver.
La información entregada a Jardines del Apogeo S.A. es custodiada y administrada por la Compañía, bajo las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos, siendo esta la responsable de su administración y control.
De la misma manera, los datos personales contenidos en nuestra base de datos serán conservados de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental definidas en la compañía, siempre conservando la alineación con los requerimientos de la normatividad vigente y aplicable.
III. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN Y DEBERES DE JARDINES DEL APOGEO S.A. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
Como titular de los Datos Personales suministrados a la Sociedad Jardines del Apogeo, le informamos que le asisten los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar la prueba de la autorización otorgada a Jardines del Apogeo S.A.., para el tratamiento de sus datos personales.
- Ser informado por la compañía, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
- Revocar la autorización conferida para el tratamiento de sus datos personales, salvo en aquellos casos que por disposición legal o contractual el dato deba permanecer en nuestras bases de datos.
- Solicitar la supresión de sus datos personales, salvo en aquellos casos que por disposición legal o contractual el dato deba permanecer en nuestras bases de datos.
- Consultar los datos personales que han sido objeto de tratamiento con ocasión a la autorización conferida a Jardines del Apogeo S.A.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Deberes de la Sociedad Jardines del Apogeo S.A., como responsable del Tratamiento de Datos Personales:
Hacer uso de la información entregada únicamente para las finalidades a las cuales se encuentre debidamente facultada y respetando en todos los casos, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos personales. Que se atenderán todos los deberes previstos como responsables de la información, contenidos en la Ley 1581 de 2012 y las demás que apliquen.
De la misma, atenderá las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tema de conformidad con lo previsto en la Ley.
IV. AREA RESPONSABLE DE LA ATENCION DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS
El área responsable de atender las Peticiones, Quejas y Reclamos, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, es el área de Servicio al Cliente, la cual se encuentra ubicada en las sedes de la Av. 1 de mayo No. 71D 28 sur y Autopista Sur Km 4 (parque cementerio Jardines del Apogeo) y podrá ser contactada a través del correo electrónico servicioalcliente@jardinesdelapogeo.com.co, teléfono (1) 4481777 y en las sedes dispuestas para la atención al público en las siguientes direcciones en la ciudad de Bogotá: Av. 1 de mayo No. 71D 28 sur y Autopista Sur Km 4 (parque cementerio Jardines del Apogeo).
V. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACION
Los titulares de la información tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos actualizarlos en caso de ser inexactos y/o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención o al oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.
Los mecanismos que se han implementado para el ejercicio de dichos derechos son; correo electrónico servicioalcliente@jardinesdelapogeo.com.co, teléfono (1) 4481777, correo físico, y en nuestras sedes de atención al público en las siguientes direcciones en la ciudad de Bogotá: Av. 1 de mayo No. 71D 28 sur y Autopista Sur Km 4 (parque cementerio Jardines del Apogeo).
Derecho de acceso a su información:
Como titular de la información le asiste el derecho de consultar los datos personales que son de tratamiento y/o responsabilidad de la Sociedad Jardines del Apogeo S.A., indicando en la solicitud la información que desea conocer, a través de los canales habilitados para tal fin. La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Atención de reclamos: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión y o revocatoria de la autorización cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Jardines del Apogeo S.A., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por: El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad Su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los canales habilitados por la Compañía y contener, como mínimo, la siguiente información:
a. Nombre completo
b. Número de documento de identificación
c. Dirección del remitente y destinatario
d. Número de teléfono fijo y celular
e. Pruebas en que se fundamente la reclamación.
Cuando se trate de un reclamo, este se atenderá en el término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Vigencia:
La presente política de tratamiento de la Información entrará en vigencia desde el 26 de septiembre de 2025 y los datos suministrados serán conservados hasta por el tiempo de la vigencia de la sociedad o la que la sustituya a cualquier título, el de su liquidación y los que la ley establezca.